オフィス選び

【サテライトオフィスの作り方】テレワーク・リモートワークを円滑に

ここ数年でよく耳にするようになったサテライトオフィス、一体どのようなオフィスなのでしょうか? 働き方改革や最近ではコロナウイルスの影響もあって一気に広まっています。   サテライトオフィスの導入を検討している方に向けて、メリット・デメリットやオフィスの選び方を解説します。    

サテライトオフィスとは

  サテライトオフィスとは、本社から離れた場所にあるオフィスのことを言います。   本社ではないオフィスというと、支社・支店もありますが何が違うのでしょうか?   最も大きな違いは、サテライトオフィスは規模が小さく営業所のような簡易的な場所という点です。   一般的に
  • 都市型:商談や打ち合わせなどをより便利にするため、アクセスのよい場所にあるオフィス。
  • 郊外型:都心部への通勤が難しい社員へ向けたオフィス。
  • 地方型:本社からは遠い場所にあるオフィス。
の3つに分けられています。   都市型、郊外型、地方型どれも社員が働ける場所の選択肢を増やすことも、ひとつの目的となっています。 いわゆる働き方改革ですね。    

サテライトオフィスを導入するメリット

  サテライトオフィスの導入には下記のようなメリットがあります。  
  1. 取引先やマーケットが広がる
  2. 社員のワークライフバランスを向上できる
  3. 社員の離職を防げる
  4. 企業イメージが向上する
  5. 地方にいる優秀な人材を採用できる
  6. 災害や緊急時のリスクを減らせる
  ここでは都市型・郊外型・地方型どれにも共通する企業側のメリットを解説します。    

①取引先やマーケットが広がる

  サテライトオフィスから営業に行くことができるため、取引先が増えることが期待できます。   本社からは遠く、手が出せなかった場所をサテライトオフィスでカバーできることは大きなポイントです。   支店や支社のさきがけとして利用することも可能です。    

②社員のワークライフバランスを向上できる

  働き方改革でも言われているように、サテライトオフィスを設置することで働く場所の選択肢が増えます。   とくに都心部で勤務している社員は通勤ラッシュで満員電車に乗る方も多いでしょう。   満員電車はストレスの原因にもなり得ます。近くのサテライトオフィスに出勤することで社員のストレスも軽減できます。   また、通勤時間が短くなると社員の自由時間も増えるため結果的にワークライフバランスが整っていきます。    

③社員の離職を防げる

  結婚や介護などやむを得ない事情での引っ越しであっても、サテライトオフィスがあれば退職せずに働き続けてもらうことができます。   また、近年では自分のライフスタイルに合わせた転職も増えています。   本社でだけでなく、サテライトオフィスで働くことができるというのは転職者にとっても大きなメリットです。    

④企業イメージが向上する

  サテライトオフィスを導入するだけでなく、しっかりと機能していれば働き方改革に成功している先進的な企業という印象を与えることができます。    

⑤地方にいる優秀な人材を採用できる

  地方のサテライトオフィスで採用活動を行うことも、もちろん可能です。   優秀な人材を積極的に採用できます。    

⑥災害や緊急時のリスクを減らせる

  働ける場所や職務機能を本社から離れた場所へ分散しておくことができます。   本社に問題が起こり、出社できなくなったり、機能しなくなった場合でも立て直しがはかりやすくなります。    

サテライトオフィスを導入するデメリット・問題点と解決策

  メリットがある反面、サテライトオフィスを導入するデメリットや問題点もあります。  
  1. 社内コミュニケーションの取り方に工夫が必要
  2. セキュリティの担保が難しい
  3. 勤怠管理や人事評価の見直しが必要
  これらの問題点の解決策をご紹介します。  

①社以内コミュニケーションの取り方に工夫が必要

  オフィスが分散すると物理的に社員同士のコミュニケーションが減ってしまいます。   これまでは意識せずともできていた連携がとりにくくなる可能性も大きいです。   コミュニケーションを意識して取るためには、  
  • オンラインのビデオ会議を利用し顔が見える状態で会議する
  • 定期的に社員が集まる機会をつくる
  • 簡単なメッセージをやり取りできるツールを利用する
  といったことができます。   まずは、会社側で社員同士が気軽に交流できる方法を考え、試してみてください。   コミュニケーションについて社員にアンケートを取り、どの程度交流を持ったら良いか?聞いてみると参考になりますよ。   ツールについては後ほどご紹介いたします。    

②セキュリティの担保が難しい

  サテライトオフィスでは、本社や支社と同じように働ける環境を整えなければなりません。   本社の小規模版と考えると必要な備品や設備は見えてくるでしょう。   セキュリティが甘いと情報漏洩につながってしまうため要注意が必要です。   例えば、  
  • 重要な会社情報には強固なパスワードをかける
  • オープンネットワークには繋がないよう指示を出す
  • パソコンやタブレット端末を支給し管理する
  などといった対策でセキュリティリスクを下げることができます。    

③勤怠管理や人事評価の見直しが必要

  本社と同じような勤怠管理や人事評価が使えない場合も多いです。   これはサテライトオフィスの場所によって変わってきます。   例えば、同じ空間を共同で利用するシェアオフィスをサテライトオフィス場所として利用する場合、勤怠管理はパソコンなどで行わなければなりません。   常にオンライン・オフラインが見えるツールを導入し、社員の働いている時間を管理している企業もあります。   また、伴って人事評価も見直しておきましょう。    

サテライトオフィス導入を助ける便利なツール

  サテライトオフィスを上手く機能させるために必要なツールをご紹介します。    

勤怠管理ツール

  • TimeCrowd(タイムクラウド)
  • F-Chair+
   

連絡ツール

  • チャットワーク
  • Slack(スラック)
  • LINE WORKS
   

会議ツール

  • Zoom(ズーム)
  顔を見ながらできるため、社内会議での利用がおすすめです。    

書類管理・共有ツール

  • DropBox(ドロップボックス)
  • office365
  • GoogleDrive
  • Quip
   

サテライトオフィス導入で利用できる助成金や補助金

  サテライトオフィスの導入には費用がかかりますが、予算が取れないため導入を見合わせている企業もあります。   実は、導入にあたって利用できる助成金や補助金があるんです。   ※東京都のみの実施です。   (参考:一般社団法人 日本テレワーク協会 テレワークに関する助成、補助)   導入のコストで悩んでいる方がいましたら、ぜひ助成金や補助金の導入を検討してみてください。    

サテライトオフィス導入企業の事例

  実際にサテライトオフィスを導入している企業をご紹介します。  

情報通信業

  【株式会社NTTドコモ】  
  • テレワーク対象者:正社員(全職種)
  • 実施者数:1,054名
  • 実施日数:月8回まで
  NTTドコモはテレワーク先駆者百選 総務大臣賞(平成29年)を受賞しているサテライトオフィス、テレワークの成功企業です。   サテライトオフィスだけでなく、在宅勤務も合わせて導入しています。そのため、育児中の女性社員が仕事をしやすい環境にあったり、管理職を目指す女性が増えたということです。   参考:総務省 テレワーク情報サイト     【株式会社アイエンター(東京都)】  
  • 社員数:160名
  • テレワーク対象者;全社員
  • 実施者数:93名
  • 実施日数:概ね週3~4回
  テレワーク、サテライトオフィスの導入によって地方採用に成功した企業です。   参考:総務省 テレワーク情報サイト    

サービス業

  【株式会社イーライフ(東京都)】  
  • 社員数:58名
  • テレワーク対象者:正社員(契約社員含む)
  • 実施者数:58名
  • 実施日数:通年
  コンサルティング・マーケティング事業を行っている企業です。 設立当初から導入し、全社員がテレワークを行っています。   参考:総務省 テレワーク情報サイト     【株式会社 MammyPro(北海道)】  
  • 社員数:20名
  • テレワーク対象者:全員
  • 実施者数:10名
  • 実施日数:月8回程度/人
  テレワーク導入事例は東京都が多い中、こちらは北海道の企業例です。   参考:総務省 テレワーク情報サイト    

まとめ

  サテライトオフィス導入のメリット、デメリット・問題点や実際の導入事例をご紹介しました。   今後、サテライトオフィスやテレワークといった働き方は増えていくことでしょう。   今回ご紹介した内容をご参考に、ぜひサテライトオフィスの導入をご検討ください!    

STAYUP横浜

  当社では横浜駅付近にてサービスオフィスを運営しています。   サテライトオフィス導入を考えている企業様のご支援も行っております。   また、ITサポート担当者もおりセキュリティ管理もお任せください。   サテライトオフィス用としてもご利用いただけますので、導入予定の方はお気軽にご相談ください。    
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