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お役立ち情報 2020.07.21

【5分で解説】オフィスに悩む社長に!事務所退去時のスムーズな解約と移転方法

コロナの影響によりリモートワークが大幅に進んだという企業も多いです。

 

リモートワークにより事務所を縮小すれば固定費の削減にもつながります。

 

まさにいま、事務所の役割を見直す良い機会と言っても過言ではありません。

 

いまの事務所を退去したいとお考えの方へ、解約・移転の流れややるべきことをご紹介します。

 

事務所の退去・移転でやること

 

  • 解約予告を出す
  • 移転先を探す
  • 引っ越し準備、荷物整理
  • 新事務所へ入居
  • 登記変更など各種手続き

 

今の事務所を退去し、新事務所へ入居するまでの流れは上記の通りです。

住居の引っ越しと似ていますが、法人ですのでややこしい部分も多々あります。

また、ひとつひとつの作業にかなり時間がかかるため、スケジュールには余裕を持っておくことが大切です。

 

大まかなスケジュール

 

時期 やること
移転の検討開始 ・移転先の事務所を探す
・契約書の確認(退去について)
6か月前 ・退去予告を出す
※移転先の入居時期に合わせて退去予告を出す
・内装業者の選定開始
2カ月前 ・新事務所の契約開始
・内装工事
・工事完了後、引っ越し作業
1カ月前 ・新事務所での業務開始

 

契約内容によって退去予告時期は変わってきます。契約書を一度確認してください。

小さい事務所ですと3カ月前に退去申請をすれば大丈夫な場合もあります。

 

 

事務所を移転するまでの流れとポイントを詳しく解説

 

退去・移転でやることを注意点も合わせて詳しく解説します。

 

1.解約予告

 

退去が決まったら解約予告を出します。

法人事務所として契約している場合は6か月前に申し出るのが一般的です。

ただ、事務所規模によっては3カ月前、2カ月前という場合もあります。

解約予告は賃貸契約書に載っているので今一度チェックしてみてください。

 

ポイント

  • 契約書を早めにチェック!

 

2.退去は居抜きか?原状回復か?

 

現在お使いの事務所へ入る際、内装工事は行いましたか?

もし工事をしているなら、原状回復をしてから退去する契約になっているはずです。

原状回復工事をするとなると費用がかかります。

 

費用を抑えたいならば、内装や配線をそっくりそのまま置いて退去できないか管理会社に相談してみてください。

いわゆる居抜きというものです。

契約書には原状回復と書かれていても、場合によっては居抜きが認められます。

 

ポイント

  • 費用を抑えたいなら管理会社に居抜き交渉を!

 

 

3.移転先の物件探し

 

現在の事務所を出るとなると、次に入居する場所を探さなければなりません。

 

新たに移転先を選ぶポイントとして、

 

  • 広さ(出社する社員数に合わせた広さ)
  • 立地
  • 入居費用(賃料、共益費など)
  • 設備

 

を考えると、事務所の見直しにつなげることができます。

 

テレワークが進み、スペースは必要なくなったが拠点はほしいと考えているならば、シェアオフィスやレンタルオフィスへの入居も検討してみてください。

 

多くのシェアオフィスで法人登記を受け付けていますし、社員の作業スペースやロッカーも確保できます。

当社STAYUP横浜でも、法人登記ができるプランをご用意しております。

 

また、賃貸と違って敷金・礼金などもなく、固定費はかなり抑えられます。

賃貸オフィスからシェアオフィスに移転した場合にかかる費用を別の記事でまとめています。

よろしければ参考にしてください。

 

>固定費削減!賃貸からレンタル・シェアオフィスに変更した場合の費用は?

 

 

4.新事務所の契約

 

物件候補がいくつか上がり、見学が可能ならばぜひ見てみてください。

条件に合う物件が見つかったら審査の上で契約になります。

 

賃貸事務所を契約する場合は、

 

  • 会社謄本
  • 印鑑証明書
  • 連帯保証人の住民票
  • 連帯保証人の印鑑証明

 

などが必要になります。

 

謄本や印鑑証明は役所へ行かなければ取れませんので、余裕があるときにあらかじめ用意しておくと安心です。

 

ポイント

  • 契約には公的書類が必要!余裕を持って取りに行きましょう!
  • 移転先は契約前に一度見学を!

 

 

5.レイアウト

 

新しい事務所が決まったら、図面や見学時に測ったサイズを参考に机やイスの配置などレイアウトを決めます。

 

レイアウトは後回しにせず、引っ越し前までに確定させておくことが大切です。

また、合わせて図面に配置を書き込んでおくと便利ですね。

引っ越し当日、スムーズに配置することができます。

 

電話やネットワーク工事は業者と連絡を取り進めます。

工事に時間がかかったりもするので、行き違いが起きないよう丁寧に連絡を取っておくことをおすすめします。

 

 

ポイント

  • レイアウトは当日までに必ず決める!

 

 

6.家具選定

 

レイアウトが決まったら、机やイスの手配を行います。

もし現在の事務所で使っている備品をそっくりそのまま持っていくなら、家具選びは必要ありません。

 

事務所の見直しとともに、新しい家具を購入するならば一度オフィス家具のショールームで実物を見ておくと安心です。

 

当社STAYUP横浜ではシェアオフィスのスペースにてオフィス用品を展示しております。

机やイスを実際に利用して頂くこともできるので、お気軽にお立ち寄りください。

 

ポイント

  • 余裕があれば家具実物をチェック!

 

 

7.引っ越し準備

 

移転先が決まったらさっそく引っ越し準備に取り掛かります。

まずは引っ越し業者を選びます。数社見積りを依頼しておくと安心です。

 

また、引っ越し業者によっては廃棄品を引き取ってくれる場合もあるので、合わせて確認してみてください。

住居の引っ越しとは違って徹夜で何とかなる訳ではありません。

引っ越し1カ月前から荷物の整理を初めましょう。

 

社内データのバックアップも引っ越しの大切な作業です。

専門業者へ依頼することもできるので、ぜひ活用してください。

 

ポイント

  • 引っ越し業者は数社に見積もりを取る
  • 廃棄品の引き取りは可能か聞いておく
  • 社内のデータバックアップも専門業者へ依頼検討

 

 

8.取引先などの連絡準備、各種登記変更準備

 

新事務所へ入居する2週間~1カ月前までには取引先へ移転の連絡をしておきましょう。

請求書作成や荷物発送など相手方の都合もありますので、ギリギリにならないようにだけ注意してくださいね。

 

また、拠点を移転したら各所に届け出なければなりません。

例えば、

 

  • 郵便局
  • 銀行
  • 法務局
  • 労働基準監督署
  • 税務署
  • 年金事務所
  • 公共職業安定所
  • 都道府県税事務所

 

などへ変更を申請する必要があります。

 

ポイント

  • 取引先への連絡は2週間前までに済ませる
  • 移転後は住所変更を忘れずに

 

 

8.引っ越し作業

 

引っ越し当日は何かとバタバタするので、あらかじめ社員とスケジュールを共有しておくと分かりやすいです。

この時、用意したレイアウト図面を見ながら配置していきます。作業する人数分の配置図を用意しておいても良いかもしれません。

 

また、複数社入っているビルの場合、平日ではなく土日祝日に引っ越し作業をお願いされる可能性もあります。

自分たちが入る部屋はもちろん、エレベーターなど共有部分を傷つけないよう気を付けてください。

 

ポイント

  • 社員など作業をする人とスケジュールを共有!
  • エレベーターなど共有部分は傷付けないように注意

 

 

まとめ

 

コロナの影響によりリモートワークが進み、事務所の必要性を見直す企業が増えています。

ただ、法人の退去・移転には時間がとてもかかります。

明日移転という訳にはいかないので、新事務所への入居まで全体の流れを確認してから具体的な作業を開始してください!

 

「固定費をなるべく抑えたい」

「法人登記できる住所だけ欲しい」

 

という場合は、シェアオフィスやバーチャルオフィスも検討してみてください。

賃貸契約ではないので、敷金・礼金・共益費と言った費用はかかりません。

 

横浜駅付近でシェアオフィス、バーチャルオフィスをお探しなら、ぜひ当社へご相談ください。

見学、相談無料で受け付けております。

 

 

STAYUP横浜の詳細

 

  • 住所:神奈川県横浜市神奈川区栄町5-1 横浜クリエーションスクエア14階
  • 電話番号:0120-881-778
  • アクセス:横浜駅徒歩6分
  • 営業時間:月-金曜日9:00〜20:00
  • 休日:土日祝
  • サービス例:wi-fi無料/電源あり/ドリンク飲み放題

 


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