柔軟な働き方を実現するためのオフィスをフレキシブルオフィスと言い、シェアオフィス・コワーキングスペース・レンタルオフィス・サービスオフィス等の総称になります。このうちシェアオフィスの利用にあたっては、「開業時の初期費用が安く抑えられる」「新たな人脈ができる可能性がある」というメリットばかりに目が向いてしまいがちですよね。
ただ、もちろん物事にはデメリットはつきものです。そのため今回は、意外と見落としがちなシェアオフィスの問題点(デメリット)3つと解決策5つを詳しく紹介していきます。シェアオフィスの利用を検討されている方には、事前にご一読ください！
それでは早速、シェアオフィスに関して簡単に説明していきます！
シェアオフィスとは｜複数の企業・個人が共有する場所
シェアオフィスとは、複数の企業や個人の方がひとつの空間を共有して利用する場所のことを指します。
その為、自然と利用者間で話す機会も増え、新たなコミュニティが形成される機会が多くあります。では一見メリットしかないように思えるシェアオフィスですが、どのような問題点(デメリット)があるのでしょうか？
シェアオフィス３つの問題点
利用前に知っておくべきシェアオフィスの問題点を３つ紹介します。
- 周囲の声で仕事に集中できない可能性がある
- 場所によってプライバシーの確保が難しい
- 内装デザインが合わない場所がある
上記3つの問題点を事前に知っておけば、契約後に事前のイメージとの相違が起こりにくくなります。
解決先は後半で紹介しますが、まずは3つの問題点を押さえ、初めてのシェアオフィス選びに役立ててくださいね。
一部会話禁止のシェアオフィスもありますが、場を共有して利用する分誰かの話し声が耳に入ってきやすい環境です。具体的には近くの方が電話でやり取りをしていたり、打ち合わせをしている状況がよくあります。
そのため、図書館や自習室のような静かな空間でないと集中できない方は不向きかもしれません。逆に、多少の物音がある方が集中できる方は向いていると言えるでしょう。
シェアオフィスは、物理的な距離と人間関係において「距離感が近くなりやすい」という特徴があります。物理的な観点からみると、場所によってはプライバシーの確保が難しい場合があるのです。
知られたくない打ち合わせの内容が聞かれてしまう心配や、パソコンを覗き見されるのではないかといった不安もあるでしょう。他には、「共有の無線LANの利用は、企業情報が漏洩してしまうのではないか」といった心配をする方もいるのではないでしょうか。
解決策は後半で紹介するため、ひとまず、座る場所や周辺の状況などによってはプライバシーの確保が難しい場合があると覚えておきましょう。
シェアオフィスは運営側がオフィスの内装デザインを決めているため、ご自身には合わない場合があります。
オフィスの内装や周辺環境によって働くモチベーションが変化するのはよくある話です。オフィスによってはデザイン性をウリにしているところもありますが、内装デザインは変えられない(または変更は難しい）ため、契約後のシェアオフィス変更は、余計な費用がかさんでしまう可能性があります。
STAYUP横浜は内見だけではなく無料で1日体験もできますので、事前に内装を確認しつつ利用前のお試し期間を設けたい方は是非ご利用ください。
シェアオフィスの問題点「5つの解決策」とは？
前半に「シェアオフィス利用を決定する前に押さえておきたい3つの問題点」を挙げましたが、それぞれにあてはまる解決策を5つご紹介します。
- 個室や会議室を利用する
- 覗き見防止フィルターを貼る
- ワイヤレスイヤホンをつける
- 事前調査で設備やプランを確認する
- ドロップインで直接確認する
周囲の話し声やプライバシーの問題が気になる方は、「個室プランを利用する」か「会議室が備わっているシェアオフィス」を利用するという解決策があります。
専用個室付きのプランは基本料金より高くなってしまいますが、集中力が高まるメリットがあります。他にも、自分の好きなように備品を配置できるのもメリットと言えるでしょう。
また、会議室で打ち合わせを行えば、周囲に会話内容を聞かれる心配もありません。面接を行う際にも役に立ちますね。
STAYUP横浜では個室プランや会議室に加えて、集中ルームも用意しています。
集中ルームは「オープンスペースのみ利用」のプランでも利用可能で、急なオンライン会議でも非常に役に立ちます。
手軽にできる解決策として、PC画面に「覗き見防止フィルター」を貼るのもおススメです。取り外しできるフィルターを一枚PC画面に貼るだけで、覗き見されるのを防げます。
覗き見防止フィルターの相場は4,000円程度といったところで、数千円で情報漏洩の可能性を減らせるためおすすめの解決策です。中には数百円で購入できるものもありますが、購入前にレビューをよく確認しましょう。
また、PCによって画面サイズが異なるため、対応機器をよく確認してくださいね。
個室や会議室がないシェアオフィスも存在します。そんな時は、ワイヤレスイヤホンの使用を検討するとよいです。
一方、個室や会議室があるシェアオフィスでも、多少の音漏れや利用状況によって場所が確保できない場合もありますよね。利用するシェアオフィスのルールにもよりますがワイヤレスイヤホンを使用すれば場所を移動せず対応できる上に、情報漏洩の問題が解決できます。
値段はピンキリですが、いざという時のためにワイヤレスイヤホンを用意しておくとよいでしょう。
シェアオフィス選びに失敗しないためにも、利用目的をはっきりさせたうえでの「事前調査」をおすすめします。具体的には、設備やプランの事前調査をしておきましょう。
「法人登記ができるプラン」以外にも、電話対応や郵便物の受取など細かいオプションを有料で追加していくようなシェアオフィスもあります。
シェアオフィスによっては、追加料金を払うと個人用の無線LANを設置できるところもあるので、情報漏洩や大人数の同時アクセスによる速度低下の心配からも解放されますね！
より快適にシェアオフィスを利用できるように、利用目的に合った設備・プランを検討してください。
ほとんどのシェアオフィスには、「ドロップイン」と呼ばれる利用方法があります。「時間単位で利用するプラン」の事を指し、短期利用だけではなく長期利用を検討している方にも役に立ちます。
ドロップインは時間や1日単位で料金を支払えばシェアオフィスを利用できるため、月額制よりも気軽にお試しができるのです。特に、「実際にシェアオフィスを訪れて、自分の目で内装や雰囲気を確認したい！」といった方は、ドロップインでのご利用をおすすめします。
ネットの情報を中心とした事前調査ではわからなかったメリット・デメリットに気づけるでしょう。
そういった方々の為にSTAYUP横浜では無料体験も実施中です！下記のフォームより予約を受付ておりますので、気になった方は是非お申込みください！
STAYUP横浜は問題改善で進化するシェアオフィス！
今回は、シェアオフィスの利用を決定する前に知っておきたい3つの問題点と、5つの解決策を詳しく紹介してきました。メリットだけではなく、事前に問題点(デメリット)となりうる面を把握しておけば、シェアオフィス選びがスムーズに進むでしょう。
STAYUP横浜は、無料Wi-Fi・無料ドリンク・会議室の貸出といった豊富なサービスとプランで、皆さんに快適な仕事環境を提供しています。シェアオフィス選びにお困りの方は、まずはフリーダイヤル0120-881-778まで、電話相談をしてください！
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