会場選び

【決定版】失敗しない!商談会・展示会・商品発表会の会場選びとは?

会場選びで自社の印象を決めると言っても過言ではありません。 コンクリートで覆われた薄暗い場所で行うのと、窓ガラスが大きく日差しがよく入る場所で展示会を行うのとでは来場者様に与える印象が全く違いますよね。 あなたが来場者なら、どちらの会場で行われる展示会に行きたいですか?   本記事では、 「自社商品の発表会を開きたいが、どんな会場を選べばいいかわからない」 「個人レベルでも開ける小さめの展示会会場を探している」 「小規模の商談会を開きたいが、会場はどうやって選べばいいの?」 とお悩みの方へ、会場選びのコツをご紹介します。  

小~中規模な商談会、展示会、商品発表会の会場を選ぶポイント一覧

会場を選ぶポイントはいくつかあります。
  1. 用途、禁止事項
  2. 利用時間、土日祝日の利用
  3. 収容人数とスペース
  4. セキュリティ
  5. プロジェクター、マイクなど設備
  6. 机、イスの数
  7. 備品の貸出し
  8. wi-fiや電源の有無
  9. 会場の清潔感
  10. 予算
  11. 案内状、資料の印刷
各項目について説明します。  

チェックポイント1.用途、禁止事項

そもそもですが、まずは 「貸し会場を商談会・展示会・商品発表会で利用できるか?」 を確認しないといけません。   会場によっては、飲食不可や撮影禁止の場合があります。 展示会や商品発表会は、基本的に写真撮影OKな会場を借りたいものです。 検討してもらう意味でも写真は撮ってもらいたいという方が多いのではないでしょうか。   他にも、事業内容によっては貸出しができないと言われる可能性も高いです。 会場候補をあげたら真っ先に禁止事項を確認してください。   もし横浜駅付近で会場をお探しならば、当社までお問い合わせください。 当社のシェアオフィス「STAY UP」では、商談会・展示会・商品発表会の場所としても貸し出しを行なっております。 これまで行われた展示会例なども合わせてご案内いたします。  

チェックポイント2.会場の利用時間、曜日

商談会や商品発表会を行うのは平日でしょうか? 土日祝日でしょうか?   会場によって利用できる時間帯や曜日が違いますので、禁止事項を確認するとき合わせてチェックしておくことをおすすめします。 「第一候補だったのに時間が合わず使えなかった・・・」 なんてことにならないように、事前に確認しておくと安心です。  

チェックポイント2.アクセスは良いか?

会議室の場所はとても大切です。 商談会、展示会、商品発表会どれもお客様に来場していただかないと始まりません。   優先するポイントとしては、
  • 主要駅が最寄駅か?
  • 最寄駅から会場まで近いか?バス、タクシーは必要か?
  • 道順はわかりやすいか?
会場が遠すぎるために来場しないというお客様も実は大勢います。  

チェックポイント3.広さは充分か?

今回、あなたの商談会・展示会・商品発表会の規模は大きいですか?小さいですか?
規模感人数
5~40人
41~100人
101人~
あくまで目安ですが、来場人数で規模感をはかると上記の通りです。   収容人数に見合った会場を借りましょう。 「人数が収まり切らず、来場者よりもお断りするお客様の方が多かった」なんて最も最悪なケースです。   また展示、発表する品物の大きさはどのくらいでしょうか? 大きさによっては、会場側から断られてしまう可能性がありますのでご注意ください。  

チェックポイント4.セキュリティはしっかりしているか?

会場のセキュリティも確認しておきます。 持ち込んだ商品や備品だけでなく、自分の財布や資料など貴重品を置いておける場所があると安心ですよね。 ロッカーや鍵付きの部屋を借りれるか?聞いてみてください。 特に、誰でも入れるようにするならば防犯面は要チェックです。    

チェックポイント5.設備は充分か?

商品発表会でモニターやプロジェクター、マイクを使う予定はありますか? さすがにモニターやマイクまで持ち込むのは大変です。 大きな会場ですと、ほとんどが貸出しを行なっているでしょう。ですが、小・中規模となると用意していない場所、そもそもマイクを使えない場所があります。   あらかじめあなたの商談会、展示会、商品発表会で必要な備品をピックアップして会場に聞いてみてください。  

商談会・展示会・商品説明会で必要になる設備例

  • イス
  • 照明
  • wi-fi
  • 電源
  • プロジェクター
  • パーテーション
 

チェックポイント6.机やイスは足りるか?

商談会・展示会・商品発表会どのイベントでも、机やイスはなくてはならないものです。   「はじめて開催するので必要数がわからない!」 という場合は、当社にご相談ください。展示会内容や規模感から、どのくらい必要かご提案させていただきます。    

チェックポイント7.備品は貸し出してくれるのか?

自分たちで揃えることもできますが、準備が忙しく忘れてしまったという声も多いです。 あらかじめ備品として用意してくれている貸し会場もあるので、見学時に聞いておきましょう。  

商談会・展示会・商品発表会で必要になる備品例

  • ネームプレート
  • ボールペン、マッキーペン
  • 来場者の名刺入れ
  • 貴重品用ロッカー
  • ドリンク
  • プリンター
 

チェックポイント8.wi-fiや電源は利用できるか?

ネットワーク環境も確認しておいてください。 wi-fiや電源を備えている会場が多いですが、中には繋がらないなんてこともあります。   実際に見学へ行った際、自分のパソコンやスマートフォンで繋いでチェックすると安心です。 電源の個数、場所も合わせてメモしておくと役に立ちますよ。  

チェックポイント9.清潔感はあるか?

会場の雰囲気によって、来場者が受け取る印象は大きく変わります。 例えば、会場自体が地下にあると薄暗い印象を覚えます。一方で、日差しが入る窓があれば明るく風通しがよくなりますね。   会場内以外にも、
  • エントランス
  • お手洗い
は清潔に保っているのかハッキリわかりやすいです。    

チェックポイント10.費用は予算内か?

今回、あなたが開く商談会・展示会・商品説明会の会場費は決まっていますか?   横浜駅近辺で借りれる小~中規模会場の料金を簡単に計算してみました。 【40人収容会場(当シェアオフィス)の場合】
費用金額
会場費¥144,000~
オプション利用料 プロジェクター/wi-fi無料
合計¥144,000~
※会場を12時間利用した場合の計算です。 【100人収容会場の場合】
費用金額
会場費¥166,800~
オプション利用料 プロジェクター/wi-fi¥20,000~
合計¥186,000~
※会場を12時間利用した場合の計算です。 目安ですので詳しい料金は各会場にお尋ねください。  

チェックポイント11.案内状や資料の準備をしてくれるか?

商談会・展示会・商品説明会の案内状や説明資料の印刷は自社で行う予定でしょうか? それとも、代行業者に依頼予定でしょうか?   当シェアオフィスでは、イベント用のスペース貸出し以外にも、オプションとしてイベントで利用する案内状や資料の印刷代行を行なっております。   「人手が少ないので案内状や資料は業者に依頼予定」 「新しい業者を探す時間をはぶきたい」   印刷した説明資料などはイベント開催日まで保管可能ですので、当日の運搬荷物を減らすことができます。    

まとめ

商談会・展示会・商品発表会で利用する会場を選ぶポイントをお伝えしました。
  1. 用途、禁止事項
  2. 利用時間、土日祝日の利用
  3. 収容人数とスペース
  4. セキュリティ
  5. プロジェクター、マイクなど設備
  6. 机、イスの数
  7. 備品の貸出し
  8. wi-fiや電源の有無
  9. 会場の清潔感
  10. 予算
  11. 案内状、資料の印刷
用途や禁止事項、収容人数などで候補を出したら、実際に見学にいきます。 可能ならば数人でいくことをおすすめします。   当社シェアオフィス「STAYUP」でも商談会・展示会・商品説明会で利用できるイベントスペースを用意しております。  

シェアオフィスSTAYUP

  • 住所:神奈川県横浜市神奈川区栄町5-1 横浜クリエーションスクエア14階
  • アクセス:横浜駅徒歩6分
  • 営業時間:月-金曜日9:00〜20:00
  • 休日:土日祝 ※イベントスペースは利用可能
  • イベントスペース利用料:¥25,000/時間
  • サービス例:wi-fi無料/電源あり/ドリンク飲み放題/プロジェクター貸出しetc
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