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会場選び 2020.01.24

貸し会議室の選び方を知りたい!押さえておくべき重要ポイントは?

「事務所が狭く会議できる場所がない」
「大切な商談なのできれいな場所で話したい」
「取引先が遠く、お互いのアクセスの良い場所で会議をしたい」
「前回借りた会議室は清潔感がなく、もう使いたくない・・・」

 

貸し会議室を検索するとたくさんでてきますよね。

会議室が借りれればどれでも良いと思って借りると、後悔するかもしれません。

なぜなら、会議室を借りるときは必ずチェックしておくべきポイントがあるからです。

 

貸し会議室、シェアオフィスを運営している当社だから伝えられるチェックポイントをご紹介します。

 

 

まずは貸し会議室の用途、人数を把握する

 

貸し会議室を使う目的・用途は何でしょうか?

 

  • 取引先との商談、社内打ち合わせ
  • 採用面接
  • イメージ写真の撮影
  • 少人数のセミナー、勉強会

 

用途によっては貸し会議室を借りれない場合があるので注意してください。

シェアオフィスやコワーキングスペースのような多くの人が利用するオープンスペースを併設している貸し会議室では、撮影を禁止している場合もあります

 

また、借りる前に人数を確定させておきましょう。

会議室の広さは決まっているので、収容人数を上回ってしまうと窮屈になってしまいます。

先方やお客様にも収容人数についてあらかじめ連絡しておくと安心ですね。

 

 

チェックポイント1.アクセスは良いか?

 

貸し会議室を検索すると色々な名前が出てきますよね。

まずは会議室最寄駅からのアクセスを確認してください。

 

例えば、「横浜駅すぐ!」と書かれていたとしても、実際には徒歩15分以上かかってしまうこともあります。

道順がわかりにくいと、自分だけでなくお客様や取引先が迷ってしまうかもしれません。

できることなら、スムーズに会議を始めたいですよね。

 

借りる前には必ず会議室までの道順を確認しましょう。

 

 

チェックポイント2.会議室の広さは足りるか?

 

通常の会議であれば座って行うので、収容人数を守っていれば会議室の広さは足りるはずです。

イメージ写真の撮影をしたり、大きめの商品を持っていく場合は写真だけで判断せずに広さを見ておくことをおすすめします。

 

 

チェックポイント3.防音性、セキュリティはしっかりしているか?

 

お客様や取引先との商談は、できることなら周りに聞こえない方がいいですよね。

貸会議室を設けている場所には、当社のようにシェアオフィスを併設している場合もあります。

 

個室として区切られているだけですと、話している声や内容が外に漏れてしまうことも・・・

周りを気にせず話したいならば防音機能を備えた会議室を選びましょう。

 

  • 防音対策OK
  • 音漏れなし

と書かれた会議室ならば安心です。

 

 

チェックポイント4.会議に必要な設備はあるか?

 

会議をするとき、

 

  • パソコン
  • wi-fi
  • 電源
  • プリンター
  • ホワイトボード
  • ドリンク

 

はあると便利ですし、必要ですよね。

wi-fi、電源、プリンターは貸し会議室なら用意されていることがほとんどです。

ただ、会議室利用料金とは別にオプション費用がかかる場合もあります。

 

ちなみに、当社の貸し会議室では全て無料でご利用いただけます。

他にも各会議室にモニター完備しております。

 

 

チェックポイント5.イス、机は快適か?

 

長時間会議するとき大切なのがイスと机。

特にイスは長時間座っても疲れないものがいいですよね。

イスが硬いとおしりが痛くなって、座っているのがつらくなります。

快適に商談を進めるためにも座りやすそうなイスを用意している会議室を選びましょう。

 

ホームページにイスの種類を書いている貸し会議室は滅多にありませんので、写真から判断してください。

おしゃれ重視の会議室ではイスも機能性ではなく、スタイリッシュなものを採用してることもあります。

 

 

チェックポイント6.備品は十分か?

 

会議中に必要な備品と言えば、

 

  • ボールペン
  • メモ用紙
  • 資料

 

会議室についてからボールペンやメモ用紙を忘れた!と気がつくこともしばしば・・・

当会議室では会議室内にボールペンを置いておりますが、みなさん結構使っているようです。

 

 

チェックポイント7.おしゃれさ

 

最近では海外企業のようにおしゃれな貸し会議室が増えてきています。

せっかくなら、おしゃれな場所で会議をしてみてもいいかもしれませんね。

 

また、採用面接やイメージ写真の撮影をするならおしゃれな会議室が良いですね。貸し会議室のホームページに掲載されている写真をチェックしてみてください。

 

 

チェックポイント8.清潔感があるか?におい気にならないか?

 

会議室は締め切るのでにおいがこもってしまいます。さらに、貸し会議室は時間単位で毎日多くの方が利用します。

性別も年代もバラバラですので色々なにおいが染み付いてしまうんです。

 

たとえ毎日掃除をしたとしても、においはなかなか取ることができません。

また、会議室近くに飲食店があると食べ物系のにおいが漂ってくる場合もあるので立地も要チェックです。

 

会議室内にディフューザーを置いているところを選ぶと、においがあまり気になりませんよ。

また、貸し会議室の年数が浅い場所もにおいがあまり付いていないのでおすすめです。

 

 

チェックポイント9.費用は予算内か?

多くの貸し会議室が時間単位で料金を設定しています。

横浜駅周辺の貸し会議室利用料金をまとめてみました。

 

料金(1時間当たり) 収容人数
A 2,200円 6,8名
B 7,800円 5名
C 2,000円 6名
E 2,300円~ 4名

 

あくまで目安ですが、貸し会議室は1時間2,000円~で借りることができます。

 

料金を抑えたいからといって安易に安い会議室を選ぶのは危険です。利用料が安い会議室は、wi-fiや備品の利用が有料の可能性があります。

オプション費用も含めると結果的に高く付いてしまうことも・・・

 

また、当貸し会議室では無料オプションを多くご用意しております。

 

  • wi-fi
  • 電源
  • ホワイトボード
  • モニター
  • ボールペン
  • ドリンク
  • プリンター

 

全て会議室の利用料金内でご利用いただけます。

他にもご利用いただける無料オプションがありますので、横浜駅周辺で貸し会議室をお探しの方はぜひご覧ください。

 

>STAYUP横浜のオプション一覧を見る<

 

 

チェックポイント10.資料印刷などの準備

 

プリンターを備えている貸し会議室は多いです。

当たり前かもしれませんが、資料印刷は自分で行わなければなりません。

 

当社では資料の印刷をスタッフが代行するサービスを行なっております。

印刷だけでなく、ご要望があればホッチキス留めなども行います。

 

 

まとめ

 

以上、貸し会議室を選ぶ際のポイントをまとめました。

  • アクセス
  • 会議室の広さ、収容人数
  • 防音性、セキュリティ
  • 設備
  • イス、机
  • 備品
  • おしゃれさ
  • 清潔感、におい
  • 費用
  • 資料印刷などサービス

チェックポイントは多いですが、失敗しないためにもぜひ確認してください。

 

特に、会議室を採用面接やイメージ写真の撮影に使うならばあらかじめ下見をしておくと安心です。

当日、「ホームページに掲載されている写真と違った」なんてことになる可能性もありますので・・・

 

 

横浜付近で貸会議室をお探しならぜひご連絡ください

 

当シェアオフィスSTAYUPでも貸し会議室をご用意しております。

ホワイトボードとモニターを完備しており、無料でご利用いただけます。

また、近隣の大型貸会議室とも提携しております。大人数でのご利用もご相談ください。

 

▼4名用

 

▼6名用

 

 

STAYUP横浜の詳細

  • 住所:神奈川県横浜市神奈川区栄町5-1 横浜クリエーションスクエア14階
  • 電話番号:0120-881-778
  • アクセス:横浜駅徒歩6分
  • 営業時間:月-金曜日9:00〜20:00
  • 休日:土日祝
  • 会議室利用料:3,000円~/時間
  • サービス例:wi-fi無料/電源あり/ドリンク飲み放題/

 


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※お電話でのお問い合わせも受け付けております。
お急ぎの場合はお電話の方がスムーズにご案内できます。

 

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