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会場選び 2020.01.30

【決定版】失敗しない!交流会、勉強会、セミナー、イベントの会場選びとは?

交流会やセミナーなど、イベントを開催することになったらまずは会場を探さなければなりません。

会場の広さやアクセスだけでなくイベントに必要な備品など、初めてイベント会場を探している方にとってはイメージしづらいですよね。

 

そこで今回は、イベント会場の貸し出しを行っている当社だから分かったことや注意点をお伝えします。

最後に会場の下見で使えるチェックリストを用意しました。印刷して使ってみてください。

 

失敗しない、会場選びの流れ

 

会場選びはセミナーや交流会を成功させる大切なステップです。

当日になって「この会場、使いにくいかも・・・」とならないようにしましょう。

 

会場を決めるまでの流れは以下の通りです。

  1. 会場の候補をリストアップする
  2. 禁止事項を会場側に確認する
  3. 2~3つほどの会場を実際に下見する

 

イベント会場選びで最も重要なポイントは「禁止事項・用途の確認」

 

会場の雰囲気や利用料をチェックする前にしっかりと確認しておきたいのが「禁止事項」です。

 

あなたが開催予定のイベントはどんな内容でしょうか?

  • カジュアルな雰囲気の異業種交流会、ドリンクや軽食を用意したい
  • 講師による勉強会やセミナーで動画撮影をしたい

など、目的によって会場側に確認するべきことが決まります。

 

貸し会場で多いのが「飲食不可」や「動画や写真撮影禁止」というルールです。

ひとくちに飲食不可と言っても、ふたのついたドリンクは大丈夫だったり、お酒はダメだったりします。

撮影についてはしっかり確認しておかないと、当日トラブルになる可能性があります。

 

チェックポイント2.会場までのアクセス

 

貸し会場は駅の近くにあることが多いですが、場所によっては分かりにくかったり繁華街の中にあったりします。

イベントに参加する方にとって便利な場所が一番良いです。

 

例えば、東京都内にて開催予定で全国から人が集まってくるならば、東京駅や新宿駅など大きな駅が分かりやすいですよね。

 

駅だけでなく、駅からの道のりもチェックしておきましょう。

理想は駅から徒歩数分で歩いける距離です。

 

地図を見るだけでなく、下見にいくときに自分の足で歩いてみるとより良いですよ。

貸し会場のホームページには「駅から徒歩〇分!」と書かれていますが、実際に歩いてみると遠かったりします。

 

 

チェックポイント3.会場の利用時間、曜日

 

イベントを開催する曜日は決まっていますか?

平日は利用できるが、土日は利用できない会場などもあるんです。

例えば、当社のイベント会場は平日でも土日祝日でも使えますが、近隣のシェアオフィスさんでは平日は利用不可だったりもします。

 

利用時間についてはホームページを見れば分かりますが、時間によって利用条件が変わらないか問い合わせてみてください。

 

 

チェックポイント4.収容人数や広さ

 

会場の広さも重要度の高いチェックポイントです。

イベントの参加人数を早めに決めるか、ある程度予想しておかないと会場を借りれません。

 

当日までに増える可能性がある場合は、気持ち大きな会場を借りておくと安心です。

または「〇人限定」と借りたい会場の収容人数に合わせて参加者を募集するのが良いかもしれませんね。

 

 

チェックポイント5.予算

 

予算というのは会場利用にかかる費用のことで、会場を借りる料金だけではありません。

 

例えば、主に

  • 会場利用料(立地、広さ、利用時間による)
  • オプション料(モニター、Wi-Fi利用料など)
  • フライヤーや資料の準備費

がかかります。

 

横浜駅周辺で借りれる会場の費用をまとめてみました。

【40人収容会場(当シェアオフィス)の場合】

費用 金額
会場費 ¥144,000~
オプション利用料
プロジェクター/wi-fi
無料
合計 ¥144,000~

※会場を12時間利用した場合の計算です。

【100人収容会場の場合】

費用 金額
会場費 ¥166,800~
オプション利用料
プロジェクター/wi-fi
¥20,000~
合計 ¥186,000~

※会場を12時間利用した場合の計算です。

 

 

チェックポイント6.Wi-Fiや電源の有無

 

ネットワーク環境も確認しておくと安心です。

会場によって、Wi-Fiはオプションとして別途料金がかかる場合があります。

もちろん無料で利用できる会場もあります。

 

また、下見に行ったら電源の場所とWi-Fiはしっかりつながるかを書くにしておきましょう。

当日電源の個数が足りなかったり、Wi-Fiの速度が非常に遅かったら残念ですので。

 

 

チェックポイント7.会場の清潔感や雰囲気

 

開催する勉強会や交流会、セミナーはどのような雰囲気にしたいでしょうか?

最低限、清潔感のある会場は選びたいですね。

ホームページの写真はキレイな宣材写真ですので、自分の目で確認することが大切です。

 

また、下見をするときは会場以外にも

  • エントランス
  • お手洗い

もチェックしてみてください。清潔感がわかります。

 

 

チェックポイント8.飲食はできるか

 

飲食不可としている貸し会議室もあります。

もし、軽食を用意したいという場合は飲食可能かも調べておきます。

 

飲み物も自分たちで用意するのか?会場にあるのか?確認しておくと安心ですね。

シェアオフィスやコワーキングスペースが併設された貸し会場では、フリードリンクが付いている場合があります。

 

 

チェックポイント9.机、イスの数

 

勉強会やセミナーを開催するならば、机とイスの数確認を忘れずに行いましょう。

会場にあらかじめ机やイスが用意されている場所もありますし、追加料金を払えば机・イスを多く借りれる場合もあります。

 

もし横浜駅付近でイベントを初めて開催するため、必要数が分からないという場合は当社にご相談ください。

 

 

チェックポイント10.備品の貸し出し

 

イベントで使う備品も書き出しておきましょう。

事前にご自分で用意しておくものと、当日会場から借りるものと分けておくと良いですね。

 

例えば、

  • ボールペンやマッキーペン
  • 名刺入れ
  • 貴重品用のロッカー
  • プリンター

 

当社ではボールペンやメモ帳を含めた文房具の貸し出しを無料で行っています。

ただ、会場によっては無料で貸し出してくれるところもありますし、そもそも貸し出しを行っていない場合もあります。

 

 

チェックポイント11.プロジェクター、マイクなど設備

 

セミナーを開催するならばマイクやプロジェクターが必要になりますよね。

会場側で貸し出しを行っている場合が多いので、用意しなくてよいでしょう。

もし、ご自分で用意したものを使いたいなら会場に確認してみてください。

 

ただプロジェクター、マイクの利用も追加料金が発生する場合もあるので、ご注意ください。

 

 

チェックポイント12.セキュリティ

 

いまこの記事を読んでいるあなたを含め、運営側の方の荷物を保管して置く場所も必要です。

適当に置いておくと紛失してしまう可能性もあります。

できれば会場内でカギをかけれる場所があると安心ですね。

 

 

会場選びを失敗したくない方へ。良い会場の見分け方チェックリスト

 

会場選びで重要になるポイントをまとめました。

禁止事項・用途

□イベント内容が禁止事項にひっかからないか?
□動画撮影、写真撮影はできるか?

アクセス・立地

□会場までの道のり
□会場まで徒歩何分かかるか

利用時間・曜日

□平日利用できるか
□土日利用できるか
□利用時間は何時間までか

収容人数・広さ

□収容人数は何人か
□広さは十分か

予算

□会場利用料はいくらかかるか
□オプション料はかかるか
□フライヤーや資料準備の費用はかかるか

Wi-Fiや電源の有無

□Wi-Fiは会場にあるか
□Wi-Fiはつながるか
□電源は会場にあるか

会場の清潔感、雰囲気

□清潔感は感じられるか(エントランス、お手洗いも確認)

飲食

□飲み物は飲めるか
□フリードリンクなどはあるか
□食べ物は食べれるか

机・イスの数

□机・イスの数はどのくらいあるか

備品の貸し出し

□備品の貸し出しはあるか
□プリンターはあるか

プロジェクター・マイクなどの設備

□プロジェクター・マイクは借りれるか
□貸し出し料金はいくらか

セキュリティ

□貴重品を置いておく場所はあるか

 

まとめ

交流会・勉強会・セミナーイベントの会場を選ぶとき、気を付けたいチェックポイントをお伝えしました。

会場を借りる前には必ず下見に行ってください。

可能であれば、男性・女性数名で訪問しましょう。

特に参加者に女性が多いなら女性、男性が多いなら男性が下見に行くと、参加者と同じ視点で会場チェックできるのでおすすめです。

 

当社でもイベント会場の貸し出しを行っています。

横浜駅付近で会場をお探しの方は、ぜひご相談ください。

 

シェアオフィスSTAYUP

  • 住所:神奈川県横浜市神奈川区栄町5-1 横浜クリエーションスクエア14階
  • アクセス:横浜駅徒歩6分
  • 電話番号:0120-881-778
  • 営業時間:月-金曜日9:00〜20:00
  • 休日:土日祝
    ※イベントスペースは利用可能
  • イベントスペース利用料:¥25,000/時間
  • サービス例:wi-fi無料/電源あり/ドリンク飲み放題/プロジェクター貸出しetc

 


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