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オフィス選び 2020.02.09

レンタルオフィスとは?メリット、デメリットと契約前に確認する9つのポイント!

いま、急速に増えつつあるレンタルオフィス。

 

個人で仕事をしている人、テレワークをしている人など色々な理由でレンタルオフィスを契約する人が増えています。

 

「仕事はカフェや自宅でもできるけど、レンタルオフィスが気になる」

という方に向けて、レンタルオフォスの特徴や選び方を解説します。

 

レンタルオフィスを運営している当社だから分かる、契約前に気をつけて欲しいポイントも合わせてご紹介します。

 

 

レンタルオフィスとは?

 

1-1.専用の個室スペースを借りる

 

レンタルオフィスは個室に区切られたスペースのことをさし、月額料金で借りることができます。

 

Wi-fiや電源を利用でき、パソコン作業をすることも可能です。

 

 

1-2.郵便物や宅急便の受け取りを行なってくれる

 

もう一つの特徴として、レンタルオフィスのスタッフが郵便物や宅急便を代わりに受け取ってくれます。

 

場合によっては転送サービスもあり、自宅へ転送してもらうこともできます。

 

 

1-3.会社登記や住所の利用が可能

 

レンタルオフィスの住所を法人登記したり、会社として利用するとができます。自宅を会社の住所とすると、ダイレクトメールや書類が送られてくるため、法人住所として利用している方もいらっしゃいます。

 

 

結論:レンタルオフィスは事務所として利用できる

 

レンタルオフィスは、作業スペースとしてだけでなく、会社の事務所として利用できます。打ち合わせができる会議室は共用で使える場合もあります。

 

フリードリンクを用意しているレンタルオフィスもあり、働く場所としては非常に便利な場所です。

 

 

レンタルオフィスの5つのメリット

 

レンタルオフィスの数は年々増えており、利用者の数も増加する一方です。

多くの人がレンタルオフィスを契約するということは、それだけのメリットがあるということです。

 

  1. 掃除や片付けをする必要がない
  2. アクセスが良い
  3. 郵便物の受け取りサービス
  4. 秘書、代行業務が利用できる
  5. 初期費用が抑えられる

 

ひとつずつ順番に解説していきます。

 

 

メリット1.部屋の掃除、飲み物の片付けをしなくて良い

 

レンタルオフィスは掃除やゴミ捨て、食器の片付けなどをする必要がありません。スタッフが常駐している場所なら、スタッフが清掃・片付けなどを行います。

 

自宅ですと、自分で掃除やゴミ捨てを行わないといけませんよ。掃除って意外と面倒なので後回しにしがちです。できることなら掃除をしたくないという方も多いのではないでしょうか。

 

また、多くのレンタルオフィスではドリンクバーのように飲み物を自分で選んで飲めるようになっています。コーヒーサーバーやポットなどはもちろん、スタッフが洗います。

 

 

メリット2.住所、アクセスが良い

 

多くのレンタルオフィスは新宿や渋谷、横浜などの大きな駅近くにあります。打ち合わせや商談をするとき、主要駅ですと場所選びや移動にとても便利です。

 

また、レンタルオフィスは会社登記ができるところが多いです。ビジネス街や都心の住所を登記し、名刺やホームページに記載すると会社のブランディングにもなります。

 

自宅を登記してしまうと、ビジネス勧誘のダイレクトメールや税金など重要書類が自宅に届いてしまいます。私用と会社用を分けたいなら、自宅登記は避けた方がいいですよ。

 

 

メリット3.郵便物・宅急便の受け取りサービス

 

郵便物や宅急便の受け取りを代行してくれるレンタルオフィスもあります。当社が運営するレンタルオフィスでも郵便物・宅急便の受け取りを行なっています。

 

自宅を配達先にしていると、自分で受け取らなければなりません。レンタルオフィスを受け取り先にしておくと、スタッフが代わりに受け取ってくれるので、あなたが外出していても大丈夫です。

 

外出や打ち合わせが多い職業でも、常に受け取ってくれる人がいるというのは非常に便利ですよ。

 

 

メリット4.秘書、代行業務が利用できる

 

郵便物・宅急便の受け取りだけでなく、電話の受け取り代行や営業代行も行うサービスもあります。

 

当社では、

 

  • 営業代行(テレアポ)
  • 電話代行(電話転送)
  • 資料作成、印刷代行
  • 請求、入金管理

 

なども行なっております。

 

個人や少人数で仕事をしていると事務系の作業に時間を取られてしまいますよね。必要に応じて、代行業務を利用すれば時間の有効活用にもなります。

 

 

メリット5.初期費用を抑えられる

 

起業と共にオフィスを探している方や、費用を抑えるためにオフィス移転を検討されている方にとって、非常に嬉しい話です。

 

レンタルオフィスは、賃貸オフィスに比べて初期費用が少なく済みます。

 

費用名 料金
初期費用 10,000円~
月額料金 85,000円~(完全個室)
オプション費用 0円~
合計 95,000円~

※当社STAYUP横浜の料金を参考にしています。

 

賃貸オフィスとしてアパートやマンションの一室を借りた場合、初期費用として約650,000円ほどかかります。

※家賃80,000円の場合。

 

その点、レンタルオフィスの初期費用は95,000円とコストをかなり抑えられます。

 

 

レンタルオフィスの3つのデメリット・注意点

 

メリットをお伝えしましたが、契約前にはレンタルオフィスならではの注意点も確認しておくと安心です。

 

  1. 来客者が多いと対応が難しい
  2. 利用時間が決まっている
  3. セキュリティ管理(ネットワーク、貴重品など)

 

デメリットの解決策も合わせてお伝えします。

 

 

デメリット1.来客者が多いと対応が難しい

 

訪問者が多い業種ですと、個別スペースしかないレンタルオフィスでは対応が難しいです。

 

ただ、会議室や簡単な打ち合わせができるスペースを併設しているレンタルオフィスもあります。当社でもレンタルオフィスと同じフロアに会議室や共有スペースを設けています。

 

会議室は人材業やコンサル業などをされている利用者様によくご利用いただいています。防音機能を備えていますので、話し声が漏れる心配もありません。

 

 

デメリット2.利用時間が決まっている

 

自宅ならば利用時間を気にせずにずっと仕事ができますよね。中には24時間利用できるレンタルオフィスもありますが、ほとんどは利用時間が決まっています。

 

利用時間は朝~夜で、深夜時間帯は利用できない場合が多いです。深夜に海外と打ち合わせが多い方や、昼間ではなく深夜に仕事をしたい方はレンタルオフィス契約前に利用時間を確認してください。

 

 

デメリット3.セキュリティ管理

 

セキュリティ管理はご自身でも注意しなければなりません。覚えておいていただきたいのが、

 

  • 不特定多数の人が出入りする
  • ネットワーク(Wi-fi)は基本、共有している

 

スタッフが常駐していても、貴重品管理はご自身で行なっていただくことが前提となります。もちろん、個室には鍵が付いており、ロッカーも用意しているところが多いでしょう。

 

また、物品や書類だけでなく情報の管理にも気をつけてください。レンタルオフィスではWi-fiが使えますが、基本的に他人と共有です。

 

大切なメールや書類にアクセスする場合はご自身のポケットWi-fiに繋いでアクセスするなど、対策が必要です。

 

 

レンタルオフィスに向く業種と向かない業種

 

レンタルオフィスに向いている業種と向いていない業種をまとめました。

 

各レンタルオフィスによって部屋の作りや家具が違うため、必ずしも向いている・向いていないとは言い切れません。

 

向いている業種 向かない業種
・士業(会計士、税理士など)
・WEB関連(ライター、ネットショップ運営、SEなど)
・コンサル業
・小売店、販売業
・倉庫業

 

レンタルオフィスは専用の個別スペースで作業をすることが前提となります。そのため、商品や物品が必要な小売店の方には向いていません。

 

ネットショップでしたら、倉庫を別で借りて事務作業スペースとしてレンタルオフィスを契約されている例もあります。防音機能を備えている場所であれば、テレアポなどの電話営業も可能です。

 

自分の目でどのような部屋なのか?を必ずチェックしてから契約してくださいね!

 

 

【契約前に要確認】レンタルオフィスのチェックポイント

 

ここからはレンタルオフィスを借りようと思っている方に向けて、良いレンタルオフィスを選ぶためのチェックポイントをご紹介します。

 

ポイント1.アクセス

 

自宅から通いやすい場所や大きな駅付近で選びましょう。不便な場所にあると、レンタルオフィスに通わなくなってしまいます。

 

行かなければ月額料金だけかかり、もったいないです。

 

また、打ち合わせや商談があることを考えると主要駅が最寄のレンタルオフィスが便利ですよ。

 

ポイント2.レンタルオフィス内の環境

 

仕事を長時間する場所ですので、室内の環境は下見にいって確認することをおすすめします。

 

とくに確認しておきたいのが、

 

  • 個室、半個室
  • 広さ(何人入れるか)
  • 家具(どのような設備が付いているか)
  • 収納(ロッカーや引き出し)
  • 空調(冷暖房のかかり具合)

 

です。

 

個室でしたら音漏れの心配もありませんが、半個室ですと音漏れがあります。自分が出す音は気にならなくても、他人がパソコンを打つ音だったり、電話している声が気になってしまうかもしれません。

 

1名用、2名用などレンタルオフィスの収容人数は様々です。2名用と書いてあっても、実際に仕事を始めたら狭かった・・・なんてこともあります。しっかりと広さを確認しておきましょう。

 

また、下見に行ったら実際に作業をしてみてください。その時に収納や空調も合わせてチェックします。書類や貴重品をしまうロッカーがあるか?空調の温度はちょうどいいか?など、働きやすい環境に近い場所を選ぶことが大切です。

 

 

ポイント3.セキュリティ

 

レンタルオフィスは不特定多数の人が利用しますので、セキュリティ管理はどうなっているのかチェックすることも大切です。

 

例えば、

 

  • 個室には鍵をかけられるか?
  • 入室用のカードキーはあるか?
  • スタッフはどこにいるか?

 

など、物理的なセキュリティ面はスタッフに確認しながら確認してください。

 

また、共有Wi-fi以外にネットワークはあるのかも聞いてみるといいですよ。

 

 

ポイント4.設備

 

仕事をする前提で、必要な設備が整っているかも大切なチェックポイントです。

 

  • 飲食は可能か?
  • フリードリンクはあるか?
  • モニターやマウスなど貸出しはあるか?
  • 文房具の貸出しはあるか?
  • プリンターは使えるか?

 

など、仕事で必要になる物は貸出してくれるレンタルオフィスも多いです。

 

ただ、オプションとして月額料金とは別に利用料が必要になる場合もあります。事前に確認しておくと安心です。

 

 

ポイント5.営業日時

 

デメリットでもお伝えしましたが、レンタルオフィスは利用時間が決まっています。といっても、レンタルオフィスによって利用時間は異なります。土日祝日はやっているのかも要確認です。

 

多くが午前~夜ですが、場合によっては24時間空いているところもあります。

 

 

ポイント6.業務補助

 

郵便物や宅急便の受け取りや転送サービス、電話の受け取り代行など事務業務を行なってくれるレンタルオフィスも多いです。

 

オプションとして有料、月額料金に含まれている場合があります。本業に集中するためにも、必要に応じて利用してみてはいかがでしょうか。

 

 

ポイント7.清潔さ

 

長時間働く場所として、清潔感があるのかはとても大切です。スタッフの掃除だけでなく、共用部分はキレイに利用されているかなども確認してみてください。

 

 

ポイント8.スタッフの対応、雰囲気

 

実際に下見をするとき、スタッフの対応やオフィスの雰囲気もよく観察しておきましょう。

 

毎日働く場所になるのですから、スタッフとも仲良くなれるような居心地の良い場所がいいですね。

 

 

ポイント9.費用

 

初期費用や月額料金だけでなく、オプション費用などもあらかじめ見積もっておきましょう。

 

レンタルオフィスによってオプションが違いますので、無料なのか?有料なのか?は必ず確認してください。

 

 

レンタルオフィスの契約から入居するまでの流れ

 

入居までの流れは、

 

  1. レンタルオフィスに見学予約をとる
  2. 実際に見学する
  3. 契約内容や注意事項を確認する
  4. 必要書類を提出する
  5. 入居審査
  6. 契約書を提出、初期費用を支払う
  7. 入居

 

となっています。

 

1.レンタルオフィスに見学予約をする

 

まずは自宅近くや利用したい駅からレンタルオフィスの候補を出します。

 

レンタルオフィスは地域名で検索するとたくさん出てきますので、参考にしてください。

 

見学予約は1つだけでなく、2~3つ行っておくと比較できて良いですよ。

 

 

2.実際に見学する

 

実際に見学するときはメモ帳を持って、気になった点や注意点をメモしておくと後で役立ちます。

 

また、写真撮影は禁止としているレンタルオフィスもありますので、撮影前にスタッフの方に確認してください。

 

 

3.契約内容や注意事項を確認する

 

見学と同時に、契約内容や注意事項も合わせて説明を受けておきます。

 

利用できる設備やオプションの説明も聞いておいてください。「こんなオプションありますか?」など、希望する条件があれば質問してみてください。交渉次第で料金が安くなったり、用意してくれることもあります。

 

 

4.必要書類を提出する

 

入居したいレンタルオフィスが見つかったら必要書類を提出します。

 

書類としては、

 

  • 申込書
  • 印鑑証明書
  • 住民票
  • 身分証明書
  • 会社登記謄本

 

など公的な書類がいくつか必要になります。

 

レンタルオフィスによって違いますので、見学時点で確認しておくと安心です。

 

 

5.入居審査

 

入居審査をもうけているレンタルオフィスがほとんどです。基準は各レンタルオフィスによって異なりますが、共有空間を利用していただけるかどうかが大切です。

 

 

6.契約書を提出、初期費用を支払う

 

入会審査に通ったら契約書を提出し、初期費用を支払います。

 

 

7.入居

 

専用の個室スペースは鍵がかかっているので、鍵を受け取ってから入居となります。契約以降、自由に行き来できるようになります。

 

 

 

まとめ

 

 

レンタルオフィスについて解説しました。

 

近年、急速に増加しているレンタルオフィスは自宅を仕事場にしたくないが、個室で仕事をしたい方に非常に便利な場所です。

 

当社でもレンタルオフィスを利用されているお客様は多く、フリードリンクや印刷無料などのサービスにも好評いただいております。

 

また、郵便物や宅急便の受け取りだけでなく、印刷代行や資料送付代行も行なっています。個人で仕事をされている方にとって、本業に集中していただけるような空間とサービスをご用意しております。

 

横浜駅付近でレンタルオフィスをお探しの方は、ぜひ一度当社STAYUPまでお問い合わせください。

 


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STAYUP横浜の詳細

 

  • 住所:神奈川県横浜市神奈川区栄町5-1 横浜クリエーションスクエア14階
  • 電話番号:0120-881-778
  • アクセス:横浜駅徒歩6分
  • 営業時間:月-金曜日9:00〜20:00
  • 休日:土日祝
  • レンタルオフィス(個室):85,000円~/月
  • サービス例:wi-fi無料/電源あり/ドリンク飲み放題

 


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