オフィス選び

【チェックリスト付き】バーチャルオフィスの選び方9選!

「法人登記のためバーチャルオフィスを契約しようか悩んでいる」
「どうやって選んだら失敗しないのか?」
 
バーチャルオフィスは「どうなの?」と思っている方はまだまだ多いです。
 
怪しそうな場所もありますが、選び方次第でしっかりとしたバーチャルオフィスを見つけることができます。
 
今回は、バーチャルオフィスを運営する当社が失敗しない選び方をご紹介します。
 
 

バーチャルオフィスとは?

 
バーチャルオフィスを簡単に説明すると、
 

  • 一等地や都心の住所を利用できる
  • 法人登記ができる
  • 郵便物の受け取りや電話の転送を代行してくれる
  • 作業スペースはない

 
といった特徴をもつオフィスです。
 
主に、自宅を登記したくない方や会社ブランディングのため都心部の住所を使いたい方が利用しています。
 
 

バーチャルオフィスのメリット・デメリットは?

 
「どうなの?」と思われがちなバーチャルオフィスですが、利用者は年々増えています。
 

メリットデメリット
・初期費用を抑えられる
・一等地の住所で法人登記ができる
・郵便物の受け取りを行なってくれる
・固定電話が使え、電話転送サービスを行なってくれる
・自宅がバレず、プライバシーが守られる
・突然の来訪も教えてくれる
・併設の会議室を安く借りられる
・許認可の申請がおりない場合がある
・法人口座開設の審査が厳しい

 
メリットは多く、もちろんデメリットや注意点もあります。
 
詳しくはこちらの記事で解説していますので、興味のある方はご覧ください。
 
>【個人事業主(フリーランス)必見】バーチャルオフィスはってどうなの?メリットと注意点を解説
 
 

契約前に確認したいバーチャルオフィスのチェックポイント9つ!

 
「バーチャルオフィスの契約は初めてで、失敗したくない」
 
という方に向けて、バーチャルオフィスを運営する当社が契約前にチェックしておきたいポイントを解説いたします。
 
正直、ポイントはたくさんあるのですが、ここだけ抑えておけば大丈夫!というポイントをピックアップいたしました。
 
 

ポイント1.住所

 
バーチャルオフィスを契約するなら、もっとも重要視したいのが住所です。
 
例えば法人登記する場合は、どの住所なら信頼・信用力があがるか?などを考えて選ぶと良いでしょう。
 
ただ、住所は他の会社と共有するということだけ注意してください。
 
同じような業種の人が利用していれば、業界でも怪しまれない住所と判断できます。一方、よくわからない事業内容の会社が利用していると怪しまれる可能性が高いです。
 
まず利用したいバーチャルオフィスが見つかったら、どんな会社が登記しているのかを調べてみてください。
 
住所をネットで検索すれば簡単に出てきますよ。
 
 

ポイント2.郵便転送や電話転送は行なっているか?

 
多くのバーチャルオフィスで
 

  • 郵便物の転送サービス
  • 電話の転送サービス

 
を行なっています。
 
会社の住所には、ダイレクトメールだけでなく取引先からの書類や税金関係の書類など重要な郵便物が届きます。
 
もちろんバーチャルオフィスにも届くので、スタッフが希望の転送先に転送してくれるんです。
 
また、郵便物と同じように電話の転送サービスも行なっているところがあります。
 
口座開設や取引申請などで固定電話番号が必要になる場合があります。小規模ですと、そもそも固定電話を利用していなかったりしますよね。
 
そんな時に便利なのがバーチャルオフィスの電話転送サービスです。固定電話番号を利用することもできます。
 
自宅の電話番号を使用したくないという方にもぴったりです。
 
 
 

ポイント3.事務管理などサービスは充実しているか?

 
郵便物や電話転送サービスは一般的です。
 
その他に、例えば当社のバーチャルオフィスでは
 

  • 郵便発送代行
  • 資料作成
  • 印刷代行
  • 秘書代行

 
なども行なっております。
 
起業したばかりの方や、本業に集中したいという方をサポートできるようなサービスを揃えているところもありますよ。
 
契約前に利用できるサービス一覧と料金を確認してみてください。
 
 

ポイント4.会議室や打ち合わせ場所は併設しているか?

 
バーチャルオフィスによっては会議室を併設している場所もあります。
 
当社もそのひとつですが、会議や打ち合わせができるスペースを時間単位で貸出しを行なっています。
 
作業スペースがない分、利用料金を抑えることができるので非常に魅力的です。ただ、会議室や打ち合わせ場所を自分で探さなければならないというデメリットもあります。
 
会議室をバーチャルオフィス利用者限定の料金で借りれたりとお得になる可能性もあります。
 
もしカフェや貸し会議室を利用する回数が多いなら、あらかじめ会議室やオープンな共有スペースを併設しているバーチャルオフィスを選んでみるのもいいですね。
 
 

ポイント5.シェアオフィスやちょっと作業できるスペースはあるか?

 
あえてバーチャルオフィスを契約するということは、作業できるスペースは必要ないのかもしれませんね。自宅やカフェで仕事をするのでしょうか。
 
バーチャルオフィスによってはシェアオフィスやコワーキングスペースを併設していることもあります。
 
当社でもシェアオフィスを運営しているため、必要に応じて利用していただけます。
 
もし、自宅やカフェ以外でも作業できるスペースが欲しいという方は、シェアオフィスを併設しているバーチャルオフィスを探してみてはいかがでしょうか。
 
 

ポイント6.初期費用は予算内か?

 
バーチャルオフィスは作業スペースがない分、レンタルオフィスや賃貸オフィスに比べて、初期費用をかなり安く抑えることができます。
 
参考として当社の初期費用をご覧ください。
 

費用名料金
初期費用10,000円~
月額料金5,000円~
オプション費用0円~
合計15,000円~

 
※当社STAY UPは横浜駅付近にあります。
 
法人登記ができる場所として、レンタルオフィスや賃貸オフィスがあります。
 
それぞれ、
 

  • レンタルオフィス:100,000円~
  • 賃貸オフィス:650,000円~(家賃80,000円の場合)

 
となります。あくまでも目安としてご参考ください。
 
ただ、バーチャルオフィスによってオプション料金が変わってきます。例えば、郵便物の転送サービスが月額料金に含まれている場合と別で料金がかかる場合があります。
 
これは場所によって変わってきますので、契約前に必ず確認してください。
 
 

ポイント7.入会審査はしっかりと行われているか?

 
最後に、失敗しないためにも入会審査がしっかり機能しているバーチャルオフィスを選んでください。
 
当社を含めて、多くのバーチャルオフィスでは健全な運営をするためにも時間をかけて審査をしています。
 
といっても、入会審査がちゃんと行われているかは外部からではわかりません。たとえ審査基準が公開されていたとしても、実際のところはわかりません。
 
もっとも安心なのは、知人が利用しているバーチャルオフィスを利用することです。もし、身近に利用者がいれば評判を聞けます。
 
 
知人が誰も利用していないという場合は、バーチャルオフィスで取得できる住所をネットで検索し、どんな会社が入居しているのかを調べてみてください。
 
もし怪しい会社ばかりでしたら、入会審査はあまり機能していないということがわかります。
 
 

バーチャルオフィス選びを失敗したくない方へ。良い場所の見分け方チェックリスト

 
バーチャルオフィス選びで重要になるポイントをまとめました。
 
住所
□共有している会社は不自然な事業内容ではないか?
サービス
□郵便物の転送サービスはあるか?料金は?
□電話の転送サービスはあるか?料金は?
□固定電話番号の取得はできるか?料金は?
併設施設
□会議室や打ち合わせスペースは併設されているか?
□シェアオフィスや作業場所は併設されているか?
費用・予算
□初期費用は予算以内か?
□オプション料金はかかるか?
入会審査
□入会審査はあるか?
 

バーチャルオフィス、入会までの流れ

 
利用開始までの流れは、
 

  1. 利用したい立地のバーチャルオフィスを探す
  2. 契約内容や注意事項などを確認する
  3. 必要書類を提出する
  4. 入会審査
  5. 契約書を提出、初期費用など支払い

 
となっています。
 
バーチャルオフィスは実際に見に行かずとも契約できますが、どのような雰囲気の会社が運営しているかをチェックする意味でも実際に尋ねてみることをおすすめします。
 
 

1.利用したい立地のバーチャルオフィスを探す

 
バーチャルオフィスはご自身の好きな住所、場所を選ぶことができます。実際に通う必要もありませんので、自宅より遠い場所でも構いません。
 
 

2.契約内容や注意事項を確認する

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バーチャルオフィスは実際に作業する場所ではないので、見学に行く必要はないと思われがちです。併設されている会議室やシェアオフィスを使う可能性がある方はぜひ下見に行ってください。
 
また、どのようなスタッフが運営しているのか?雰囲気はどうか?を知るためにも、実際に足を運んでみるのもいいですね。
 
 

3.必要書類を提出する

 
バーチャルオフィスの契約には、
 

  • 申込書
  • 商業登記簿謄本
  • 印鑑証明書
  • 身分証明書
  • 事業計画書

 
などが必要になります。
 
個人で申し込む場合と法人で申し込む場合では必要書類が変わってきますので、あらかじめ確認しておきましょう。
 
 

4.入居審査

 
入居審査があります。バーチャルオフィスは怪しいというイメージを持たれますので、運営側としても入居審査は重要です。
 
ちなみに、審査基準は各バーチャルオフィスによって違います。
 
 

5.契約書を提出、費用を支払い

 
審査に通りましたら契約書を提出し、費用を支払います。入居はありませんので、契約と同時に利用開始です。
 
 

まとめ

 
バーチャルオフィスの選び方とポイントを解説しました。
 
初期費用を抑えて住所を借りれる便利なサービスですが、まだまだ怪しいイメージを持っているかたも多くいます。
 
また、個人や少人数で仕事をしている方にとっては便利なサービスも用意されています。
 
例えば当社では、
 

  • 案内状など郵便物の発送代行
  • 資料の作成代行
  • 印刷代行
  • 秘書代行

 
などを行っています。
 
横浜駅付近でバーチャルオフィスをお探しの方はぜひお問い合わせください。
 

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STAYUP横浜の詳細

  • 住所:神奈川県横浜市神奈川区栄町5-1 横浜クリエーションスクエア14階
  • 電話番号:0120-881-778
  • アクセス:横浜駅徒歩6分
  • 営業時間:月-金曜日9:00〜20:00
  • 休日:土日祝
  • バーチャルオフィス:5,000円~/月
  • サービス例:郵便物の受け取り転送 /固定電話の利用/電話転送…

 

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